Caso de éxito de The Crowd Angel: Aervio

Las mejores startups nacen para solucionar algún problema que el emprendedor ha sufrido en sus propias carnes. Es lo que le sucedió a Santiago Montero, fundador y CEO de Aervio, que halló la inspiración para montar la suya en su propia experiencia liderando equipos de gestión de viajes corporativos. Si algo había sacado en claro es que el tiempo de los travel managers, esos profesionales que se dedican a coordinar los viajes de una empresa, se estaba empleando de un modo ineficiente.

La escena más habitual es fácil de describir. Un directivo de una empresa con sede en Madrid debe viajar a Barcelona para asistir a una reunión. Escribe un correo a la persona a cargo de gestionar los viajes pidiendo, por ejemplo, “un AVE que llegue el miércoles antes de las 10, un hotel por menos de 50 euros la noche que esté cerca del paseo de Gracia y otro AVE de vuelta el jueves lo más pronto posible”. Hay poco margen: el encuentro se celebrará ese mismo día, a las 11, muy cerca de allí. El travel manager debe ahora consultar la oferta de distintos proveedores en busca de opciones, hacérselas llegar a quien ha formulado la petición y esperar su visto bueno. Cuando lo reciba, deberá hacer las reservas.

El tiempo medio que emplean los travel managers en realizar esas gestiones oscila entre los 45 minutos y las 3 horas, según los cálculos de Aervio. Y en una gran empresa no será una vez, sino muchas al día, las que tendrá que pasar por todo esto. “El 90% del tiempo el agente de viajes se dedica a actividades de bajo valor, como buscar opciones entre proveedores o intercambiar correos electrónicos con los clientes”, resume Montero.

Eso le deja alrededor de un 10% de su tiempo para dedicarlo a las labores realmente importantes, como hacerse cargo de las incidencias (retrasos, cancelaciones…) o los imprevistos que suelen surgir en los viajes y que en el ámbito corporativo es imprescindible atajar de forma rápida y eficiente.

En 2016, Montero fundó Aervio para darle la vuelta a esa inadecuada distribución del tiempo. Se juntó con dos desarrolladores expertos en el sector Travel, Iván Sempere y Néstor Suárez, y construyeron una potente tecnología para automatizar esos procesos de escaso valor que estaban absorbiendo a los agentes. El resultado es una innovadora plataforma de gestión de viajes corporativos que permite agilizar todos los procesos de coordinación, cotización, reserva y facturación de viajes de los empleados de una empresa.

Volvamos al ejemplo. El directivo que debía viajar de Madrid a Barcelona manda a Aervio el mismo email, solicitando “un AVE que llegue el miércoles antes de las 10, un hotel por menos de 50 euros la noche que esté cerca del paseo de Gracia y otro AVE de vuelta el jueves lo más pronto posible”. La tecnología de procesamiento del lenguaje natural analiza el correo y convierte esos datos desestructurados (ya que cada usuario formula sus peticiones de forma diferente) en datos estructurados: el tipo de transporte, el día, la hora, el tipo de alojamiento, la ubicación, el presupuesto…

Es entonces cuando entra en juego el software cognitivo de Aervio, un sistema inteligente que busca las mejores opciones en base a las preferencias indicadas por el usuario y a lo que ha aprendido sobre él y sobre su empresa en anteriores consultas. No solo rastrea más de 300.000 proveedores de transporte y alojamiento para localizar las mejores oportunidades, sino que además se encarga de optimizar las búsquedas en base a lo que ya sabe: por ejemplo, si en esa compañía se usa mucho el AVE para viajar a un mismo destino, sugerirá comprar un bono de 10 viajes. Si se trata de un viejo conocido, incluso recordará si suele viajar en clase business, si prefiere sentarse delante o detrás en el tren (o en el avión), si suele alojarse en suites

En menos de tres minutos, el directivo habrá recibido en su correo un par de opciones totalmente personalizadas; si alguna le encaja, solo tendrá que confirmar y la reserva se realizará de inmediato. “Ahorramos el 90% del tiempo dedicado de un trabajador a la organización de sus viajes de negocios, al mismo tiempo que le damos acceso a las mejores tarifas del mercado”, afirma Montero. Y ese no es el único ahorro: las empresas también reducen entre un 8 y un 10% su presupuesto de viajes porque las reservas se realizan de inmediato. Cuando el encargado de buscar es un travel manager, pasan horas o días entre que se hacen las búsquedas y se contratan los transportes y alojamientos, con lo que algunas tarifas habrán cambiado (y no será viable volver a empezar).

Aervio no busca eliminar la figura del agente de viajes, sino que “lo potencia como experto”, apunta Montero, ya que lo libera de la parte automatizable del trabajo para que pueda centrarse en dar servicio: resolver incidencias, cambios de planes o aportar su conocimiento en la planificación del viaje. Se trata de sacarle más partido al limitado tiempo del que dispone este profesional.

Además, Aervio no cobra gastos de emisión a los clientes. Sus ingresos provienen de las comisiones de los proveedores (el porcentaje que los hoteles, las agencias de viajes o las compañías de transporte abonan a los que han conseguido la reserva) y de la cuota de 75 euros mensuales que cobra a las empresas asociadas.

En definitiva, el equipo con experiencia en el sector, la potente tecnología y el exitoso modelo de negocio B2B (su perfil de cliente son empresas con un presupuesto para viajes corporativos entre 150.000 euros y 10 millones al año; y ya tienen más de un centenar en cartera.), son algunas de las razones por las que en The Crowd Angel decidimos ofrecer a nuestros inversores la oportunidad de entrar en Aervio.

En total, los inversores de The Crowd Angel invirtieron 300.000 euros como parte de una ronda más amplia, de unos 500.000 euros, en la que también participaron varios destacados business angels y el Banco Sabadell, que ya había apostado por Aervio en fases más iniciales a través de su programa BStartup 10.

Los planes de futuro de la compañía también son prometedores. A nivel tecnológico, planean implementar reconocimiento de voz y que todo el proceso pueda hacerse a través de una llamada. Una innovación que está en camino en el mejor momento, cuando las interfaces conversacionales y asistentes virtuales como Google Home o Alexa están en pleno auge.